中小企業お役立ち大百科

ITによる業務効率の向上

 ITによる業務効率の向上については、多種多様な方法がありますが、ここでは、実際にすぐに利用可能な事例を紹介させて頂きます。

1.ビデオ会議・タブレットの活用

 ビデオ会議・タブレットを活用することで、出張、面談、会議や移動にかかる時間や費用等を減らすことが図れ、業務効率の向上が図れます。また、社内・社外のコミュニケーション力が強化でき、成果物の品質向上が図れます。

2.ファイル共有機能

 クラウド上でファイル共有機能を活用することで、関係者間で資料を共有し、共同編集、確認、承認等にかかる時間や費用を減らすことが図れ、業務効率の向上が図れます。また、会議資料作成の手間の削減も図れ、関係者間の情報、ノウハウ等の共有が図れます。

3.ペーパーレス化

 クラウド上でファイル共有機能を活用することで、書類の印刷費用、時間、書類の保存ファイル、設備、書類の検索等にかかる時間や費用を減らし業務効率の向上が図れます。

4.電子カタログ化・タブレット導入

 電子カタログ化・タブレット導入を進めることで、営業担当者は、商談を活性化させ、営業効率がの向上、顧客満足度向上も図れます。小売店、飲食店では、お客様へ多様な商品、サイズ、在庫状況を説明することも可能になります。

5.クラウドメール

 クラウドメールを利用すれば、会社や事務所へ戻らなくても外出先でメールを確認し、送受信、添付ファイルの確認も可能になり、業務効率の向上が図れます。

6.社内SNSで社内情報を共有化

 社内SNSを活用することで、関係者間の報告、連絡、相談をオンンラインで実行することができ、報告書等の業務や時間の削減、業務品質の向上が図れます。上司への報告の自動化、リアルタイムに案件情報を共有にもつながります。社内の「伝言ゲーム」の削減が図れ、意思決定スピードの向上が図れます。

7.スケジュール共有機能・スマートフォンの活用

スケジュール共有機能・スマートフォンを活用することで、リアルタイムにスタッフ全員のシフト状況を把握でき、日程調整も容易に、柔軟な勤務管理の実現が図れます。また、リアルタイムに勤怠状況を確認できます。

8.業務のアウトソース

 重要な仕事に集中する為に、業務をアウトソースする選択もあります。例えば、自社は企画業務に集中し、実際の業務は全てアウトソースして、急成長している会社もあります。

9.リモートワーク

 場所に囚われず働く為に、クラウド環境、コミュニケーション環境等を整備し、リモートワークを導入する事で、多様な勤務形態、時間の削減、業務効率の向上が図れます。最近では、ワーク・ライフ・バランスを実現するため、女性、介護をしている人、高齢者、外国人等の勤務時間、場所に制約がある方の仕事を容易にするため、リモートワークが活用されつつあります。

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